Jeśli wysyłasz dziecko na kolonię, zwłaszcza pierwszą, to należy sprawdzić szereg rzeczy przed podpisaniem umowy. Większość rodziców wie, jak sprawdzić czy kolonia jest legalna i o co pytać organizatora. Jednak czy wystarczającą wagę przywiązujemy do czytania kolonijnych dokumentów? Czy wiemy, jakie dokumenty musi dostarczyć nam organizator?
Zapisanie dziecka
Gdy już podamy dane dziecka i zapiszemy je na wybrany obóz i turnus, oczekujemy od organizatora dokumentów do podpisu. Zwykle tego samego dnia dostajemy je na swoją skrzynką mailową. Co powinno się w nich znaleźć?
Umowa
Jest najważniejszym dokumentem, który określa, jaką usługę kupujemy, za jaką kwotę i jakie będą zasady płatności. W umowie są informacje osobowe (dane rodzica i dziecka), informacje o imprezie (nazwa obozu, ośrodka, miejscowości), a także informacje o organizatorze (dokładne dane). Umowa będzie zawierała też informację, czy cena zawiera dojazd kolonijny albo dodatkowe fakultety. To są dość oczywiste rzeczy. Co może być bardziej skomplikowane? Odróżnijmy w nagłówku opis „organizatora” od „agenta”. Organizator tworzy obóz, zatrudnia kadrę, odpowiada za program, wystawia faktury. Agent sprzedaje nam ofertę, obsługuje klienta, udziela informacji, podpisuje umowę, zawiadamia o zbiórce. Oczywiście jedną i drugą funkcję może pełnić jedna firma.
W umowie często jest klauzula dotycząca danych osobowych oraz zgody na publikowanie zdjęć dziecka czy wykorzystywanie zdjęć w celach reklamowych i promocyjnych.
Warunki uczestnictwa
Jest to (zwykle obszerny) dokument, który reguluje wzajemne obowiązki stron, czyli organizatora i klienta. Warunki uczestnictwa są koniecznym załącznikiem do umowy albo nawet stanowią całość z umową.
Przeczytanie niektórych tego typu dokumentów wymaga uwagi i czasu, ale warto się zagłębić w paragrafy, aby potem nie było nieporozumień. Jest tam opisanych wiele ważnych zagadnień, zalecamy zwrócić uwagę na kilka ważnych:
- Zasady rezygnacji z kolonii i wysokość zwrotu wpłaconych pieniędzy (np. w przypadku choroby dziecka czy zmiany planów)
- Zasady odbywania się kolonii, czyli np. termin w jakim organizator musi powiadomić klientów o odwołaniu imprezy, w jakich przypadkach może imprezę odwołać i co wtedy oferuje klientowi.
- Zasady przyjęcia na kolonię, czyli jakich formalności i w jakich terminach należy dopełnić, by dziecko nie zostało skreślone z listy uczestników.